Vol. 1 N° 1
Enero - Junio 2024
En la presente investigación se aborda el análisis del control interno del inventario basado en el COSO III en el departamento de Almacén de la empresa Instaya C.A., ubicada en Yaracuy, Venezuela. El objetivo principal de este estudio es analizar el control de inventarios a fin de recomendar estrategias que mejoren la gestión de los recursos materiales de la empresa. Se resalta la importancia del control interno del inventario basado en el COSO III en el contexto de la gestión empresarial, especialmente para empresas como Instaya C.A., ubicada en Yaracuy. El control interno del inventario es esencial para cualquier empresa, por cuanto permite un seguimiento preciso de los productos y materiales que se encuentran en el almacén. En la actualidad, la empresa enfrenta desafíos significativos en relación con el control de inventario en su departamento de almacén como lo son pérdida de material, falta de control en las entradas y salidas, problemas de disponibilidad de recursos que afectan la calidad del servicio. Se espera que este estudio contribuya a optimizar la gestión de inventarios en la empresa Instaya C.A., permitiendo un mejor control de los materiales utilizados en la prestación de sus servicios. La implementación del control interno basado en el COSO III para el departamento de Almacén de la empresa se espera que genere beneficios significativos en términos de eficiencia operativa y rentabilidad. Asimismo, se busca el mejoramiento de la supervisión de entradas y salidas de material, así como la identificación y seguimiento de los activos.
In this research, we address the analysis of the internal control of the inventory based on COSO III in the Warehouse department of the company Instaya C.A., located in Yaracuy, Venezuela. The main objective of this study is to analyze inventory control in order to recommend strategies that improve the management of the company's material resources. The importance of internal inventory control based on COSO III in the context of business management is highlighted, especially for companies such as Instaya C.A., located in Yaracuy. Internal inventory control is essential for any business, as it allows for accurate tracking of the products and materials found in the warehouse. Currently, the company faces significant challenges in relation to inventory control in its warehouse department such as material loss, lack of control in inputs and outputs, resource availability problems that affect the quality of service. It is expected that this study will contribute to optimizing inventory management in the company Instaya C.A., allowing a better control of the materials used in the provision of its services. The implementation of COSO III-based internal control for the company's Warehouse department is expected to generate significant benefits in terms of operational efficiency and profitability. Likewise, it seeks to improve the supervision of material inputs and outputs, as well as the identification and monitoring of assets.
En la era actual las empresas necesitan implementar controles eficientes, especialmente en el manejo de inventarios, para garantizar un crecimiento y estabilidad óptimos. El control interno del inventario es crucial para identificar posibles deficiencias con el fin de mejorar la eficacia en las operaciones relacionadas con el inventario, como compras, recepción, almacenamiento y despacho de mercancía. El Informe COSO es una herramienta importante que ayuda a las empresas a evaluar y mejorar sus sistemas de control interno. La tercera edición del marco de referencia COSO III ofrece mejoras para adaptarse a los cambios del entorno brindando mayor transparencia en la comunicación de información. Este abarca los procesos de compras, recepción, almacenamiento y despacho de mercancía, contribuyendo a mantener un equilibrio óptimo entre la inversión requerida por los inventarios, así como su uso eficiente. Por lo tanto, la relevancia del control interno del inventario para el crecimiento de las organizaciones es evidente, por ende, muchas empresas están incorporando esta práctica en sus planes de mejora.
En este contexto, el Informe COSO constituye una herramienta fundamental que proporciona apoyo a las empresas para evaluar y mejorar sus sistemas de control interno, con el fin de garantizar un nivel adecuado de seguridad en la gestión de sus recursos para la consecución de sus objetivos en áreas como eficacia, eficiencia, confiabilidad de la información y cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables.
De acuerdo con la información recabada, la empresa Instaya C.A. enfrenta inconvenientes relacionados con el manejo de su inventario de materiales. Esto incluye pérdidas debido a un sistema de almacenamiento inadecuado, falta de criterios claros para regular las entradas y salidas de material, selección e identificación deficiente de material, y falta de seguridad sobre la disponibilidad de este. Además, la empresa no cuenta con un sistema automatizado de registro ni con políticas internas para capacitar al personal, lo que afecta la eficiencia en el procesamiento de la información.
Ahora bien, en el caso de las pequeñas y medianas empresas, estas son entidades independientes que se encuentran principalmente en el sector del comercio, ya que tienen limitaciones para entrar en el mercado industrial debido a las grandes inversiones y a las restricciones legales en cuanto al tamaño del negocio y del personal. Al mismo tiempo, las PYMES están marcando una tendencia en el mundo comercial al generar menor impacto negativo en los movimientos financieros. A pesar de que han aumentado el volumen de operaciones, modernizado y mejorado la producción, han implementado nuevas estrategias de control en diferentes aspectos como el uso de activos, la captación de recursos financieros, la gestión de inventarios y las políticas de aprovisionamiento. Todo esto se logra a través de planes de organización, métodos y procedimientos que garantizan el alcance de los objetivos establecidos.
En este contexto, es imprescindible implementar sistemas de control que permitan revisar y ajustar los procesos administrativos y productivos de acuerdo con la situación económica del país y su entorno. Las organizaciones están trabajando para reducir costos y tener un mejor control de sus activos, destacando la importancia del control interno de inventarios como una de las medidas clave. Es por ello, que los inventarios son una base de información importante para la empresa, ya que reflejan las ventas, la producción y el ritmo del movimiento de la empresa. Además, estos permiten un mejor control de los activos, evitan la pérdida de ventas, optimizan el espacio de almacenamiento y proporcionan información valiosa sobre la actividad comercial de la empresa.
Con respecto, al control de inventarios, es una pieza clave en la gestión empresarial actual, ya que proporciona a las organizaciones información precisa sobre la cantidad de productos disponibles para la venta en un momento específico, y facilita la planificación de las condiciones de almacenamiento necesarias. Es decir, ayuda a garantizar que las empresas mantengan el nivel adecuado de stock para satisfacer la demanda de los clientes, evitando así situaciones de escasez o exceso de mercancía.
A partir de lo expuesto anteriormente, y la necesidad de adaptarse a las demandas empresariales mediante la incorporación de nuevas metodologías y definiciones en el campo administrativo, ha surgido una perspectiva importante sobre el control interno. Materializada en el Informe COSO (Comitteeof Sponsoring Organizations), publicado por primera vez por el Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway en 1992, este informe se ha convertido en el principal referente proporcionando una estructura común y detallada para la implementación, gestión y supervisión de un sistema de evaluación interna.
En lo que respecta al Marco de Control Interno COSO III, es una actualización importante que se publicó en mayo de 2013 y es conocida coloquialmente como COSO III. Esta nueva versión simplifica cinco elementos principales del COSO I, que son: el ambiente de control, la evaluación del riesgo, las actividades de control, la información y comunicación, y la supervisión. Además, se introdujeron mejoras para permitir que los sistemas de gestión de riesgos sean más ágiles y se adapten mejor al entorno cambiante, lo que brinda mayor confianza en la eliminación de riesgos, el logro de objetivos y la transparencia en la información y comunicación.
Por todo lo dicho anteriormente, es fundamental que la implementación del control interno se realice de manera integral, abarcando todos los aspectos clave de la empresa. Esto implica que cada uno de los elementos del control interno se aplique a cada área importante de la organización, creando un proceso dinámico y continuo. Además, cada entidad debe establecer objetivos claros, políticas y estrategias interrelacionadas para asegurar el crecimiento de la organización y alcanzar las metas corporativas.
Por otro lado, el control interno según González (2018) debe verse como “un proceso integrado y dinámico y se caracteriza dando una oportunidad para eliminar controles ineficientes, redundantes o inefectivos que proporcionan un valor mínimo en la reducción de riesgos para la consecución de los objetivos de la entidad”. En otras palabras, el sistema de control interno es una parte integral de la gestión de una organización y tiene como objetivo hacerla más adaptable y competitiva. Aunque existen limitaciones que impiden que sea completamente confiable, es importante identificar y evaluar los riesgos tanto internos como externos para que el control pueda proporcionar un nivel aceptable de seguridad para la empresa.
Por consiguiente, los riesgos pueden ser causados por errores humanos, decisiones incorrectas o colaboraciones malintencionadas entre varios individuos. Por lo tanto, es esencial contar con empleados competentes, éticos y con integridad, también asignar claramente las responsabilidades para asegurar que exista un control continuo y fortalecer el ambiente de aplicación de normas y procedimientos.
En respuesta a lo anterior, es importante tener en cuenta que el control interno es fundamental para que tanto organizaciones públicas como privadas puedan lograr un buen desempeño de manera eficiente, efectiva y económica. Estos aspectos son críticos para poder analizar, tomar decisiones y alcanzar los objetivos propuestos. Desde esta perspectiva, implementar el control interno del inventario se vuelve crucial, ya que su alcance se amplía considerablemente. Es decir, que conforme la empresa crece, los dueños se distancian de la supervisión diaria de las operaciones, que suele estar integrada en la estructura organizativa. Esto se debe a que, en muchas ocasiones, el propietario y el director suelen ser la misma persona.
En este contexto se encuentra la empresa Instaya C.A., localizada en Yaracuy, específicamente en la calle 06 entre avenida 13 y 14, Chivacoa Municipio Bruzual. La cual tiene como objeto todo lo relacionado al mantenimiento general de todo tipo de empresas, oficinas, galpones; para entes públicos y privados, electromecánica y electrónica, fabricación mantenimiento reparación y montaje de equipos eléctricos, electrónicos y mecánicos.
Según la información suministrada, la empresa se enfrenta a varios problemas relacionados con el inventario de los materiales que utilizan para prestar sus servicios. Primeramente, a menudo se registra pérdida de material, debido a que no cuentan con un adecuado sistema de almacenamiento, lo que afecta la calidad del servicio.
Asimismo, indica que no hay criterios claros que regulen las entradas y salidas de material, tanto en los formatos como en la supervisión. De igual forma, no hay seguridad sobre la disponibilidad del material, por lo que en ocasiones la demanda de ciertos servicios no se puede atender por falta de material.
Del mismo modo, en la empresa se observa una deficiente selección e identificación del material lo que no permite llevar un buen seguimiento de este. Por otro lado, los departamentos involucrados no reciben del área de almacén la información actualizada, suficiente y oportuna para la toma de decisiones, ocasionando demoras que afectan la eficiencia. También, otro problema que existe en el control de inventarios es que la empresa no cuenta con un sistema automatizado de registro de inventario y así realizarlo de forma efectiva. Además, la falta de políticas internas hace que no se establezcan estrategias para capacitar al personal, lo cual dificulta el procesamiento de la información, la gestión y la localización de los materiales.
Es por ello que resulta fundamental mantener un control adecuado de los inventarios, por cuanto son uno de los activos más importantes de una empresa al representar el principal flujo de efectivo. El manejo inadecuado de los mismos puede tener un impacto negativo en las utilidades, afectando la rentabilidad de la empresa. Debido a que es crucial que una organización gestione eficazmente sus inventarios, ya que, de lo contrario, no solo podría enfrentar una disminución significativa en sus ingresos y la disponibilidad de efectivo para cumplir con obligaciones tanto financieras, como con el personal, sino también pérdidas físicas de materiales importantes.
En relación con los puntos expuestos, se decidió llevar a cabo este estudio para analizar el Control Interno del inventario basado en el COSO III para el departamento de Almacén de la empresa Instaya C.A., con el objetivo de mejorar sus operaciones. Para ello es necesario proporcionar respuesta a las siguientes interrogantes: ¿Cuál es el estado actual del manejo del inventario en la empresa de servicios Instaya C.A.? ¿Cuáles elementos de control interno presentes en el manejo del inventario de la empresa? ¿Qué lineamientos de control interno basados en COSO III podrían implementarse para mejorar el manejo de inventario en Instaya C.A.?
La presente investigación se justifica debido a que tener un control preciso del inventario es vital para la gestión empresarial, permitiendo tomar decisiones acertadas, responder rápidamente a las necesidades del mercado y mejorar la posición competitiva de la empresa. Además, un buen control interno del inventario previene errores, fraudes y pérdidas innecesarias, lo que se traduce en ahorro económico. Además, evita situaciones como sobreestimación/subestimación de existencias, obsolescencia de productos, duplicidad de registros y falta de control en compras y la utilización de los materiales.
De este modo, se considera que estos lineamientos se justifican por la necesidad de la empresa de contar con un sistema de control interno sólido para optimizar sus operaciones. Como resultado, la implementación de este modelo permitirá aplicar un control de inventario adecuado, coordinar al personal de manera eficiente y utilizar los recursos de forma óptima.
Asimismo, el uso adecuado del control interno del inventario ayuda a prevenir errores, fraudes y pérdidas, lo que se traduce en un ahorro económico para la empresa. Es necesario mencionar, que al tener un inventario preciso y actualizado, se evitan situaciones como la sobreestimación o subestimación de existencias, la obsolescencia de productos, la duplicidad de registros y la falta de control sobre las compras y ventas de mercancías.
Por lo tanto, el control interno del inventario basados en el Informe COSO III, se establecerán normas, reglas y procedimientos adecuados para abordar problemas como la falta de actualización de la información, definir claramente las responsabilidades del personal en cada proceso y optimizar el control en general. Como resultado, esto contribuirá a la eficacia de los procesos, siempre y cuando tanto el personal como la gerencia se adapten a estos cambios.
Finalmente, se considera que el presente estudio puede ser de utilidad para otras investigaciones sobre este tema, que permitan ampliar los enfoques teóricos y metodológicos sobre el control interno de inventarios, por tratarse de un instrumento de gran importancia para el crecimiento y desarrollo de las organizaciones.
Analizar el control interno del inventario basado en el COSO III en el departamento de Almacén de la empresa Instaya C.A., ubicada en Yaracuy.
Diagnosticar el estado actual del manejo de inventarios de la empresa Instaya C.A.
Identificar que elementos de control de inventarios según el modelo Coso III se aplican en el manejo del inventario en Instaya C.A.
Describir los lineamientos de control interno de inventarios basados en COSO III para ser aplicados en el manejo del inventario para la empresa Instaya C.A.
Cabe resaltar, la metodología es un pilar fundamental en todo proceso de investigación, ya que es la que establece el camino a seguir para lograr los objetivos propuestos de manera rigurosa y confiable. El estudio que se llevará a cabo corresponde al paradigma positivista, que como lo indica Martínez (2000), es un “modelo de interpretación científica que establece criterios básicos de análisis, lo cuantificable y medible” (p.13). De manera similar, la investigación es de enfoque cuantitativo, que según lo define Hernández, Fernández y Baptista (1997), se basa en la recopilación y análisis de datos para responder preguntas de investigación y validar hipótesis previamente formuladas. Se emplea la medición numérica, el recuento y frecuentemente estadísticas, para identificar patrones de comportamiento de manera precisa en una muestra de población.
Por otra parte, cabe destacar que el estudio realizado es de tipo descriptivo, del cual Hurtado (2000), expresa:
La descripción precisa del evento en estudio, su propósito es exponer el evento estudiado, haciendo una enumeración detallada de sus características, de modo tal que en los resultados se pueden obtener dos niveles de análisis, dependiendo del fenómeno y del propósito del investigador. (p. 103)
Según lo mencionado previamente, las investigaciones descriptivas se centran en el análisis de uno o varios eventos de interés, sin buscar establecer relaciones de causa y efecto entre ellos, lo que las exime de la necesidad de formular hipótesis. Asimismo, sobre este tema Hernández, Fernández y Baptista (ob. cit.), determinan que “los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades importantes de las personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis” (p. 60).
Por consiguiente, el estudio se realizará con un diseño de campo, obteniéndose la información directamente de la empresa Instaya C.A., específicamente del departamento de almacén y sus empleados, quienes son el foco de estudio en el análisis del control interno del inventario basado en el Informe COSO III. El escenario del estudio fue en las instalaciones de la empresa, con el objetivo de analizar de manera detallada los procesos de control interno en el departamento de almacén de la entidad.
Al respecto, Bavaresco (2016), explica que la investigación de campo es aquella que “se realiza en el propio sitio donde se encuentran los objetos de estudio; ello permite el conocimiento a fondo del problema por parte del investigador y pueden manejarse los datos con más seguridad” (p.28).
De eso se desprende que el avance de la investigación se centra en un estudio descriptivo respaldado por un diseño de estudio, ya que es fundamental la recopilación de datos directamente de los sujetos objeto de estudio, ubicados en el lugar de la investigación. Por lo tanto, la recolección de información se llevó a cabo en un entorno controlado para garantizar la validez de los resultados obtenidos. Además, se utilizaron técnicas de muestreo específicas para seleccionar muestras representativas de la población en estudio, asegurando así la precisión y fiabilidad de los hallazgos.
Hay que mencionar, además, que la investigación tiene atributos propios de un estudio de campo, ya que está direccionada, de acuerdo con las indicaciones de Chávez (2004), a: “…obtener informaciones relacionadas con el estado real de la situación…” (p.145). En resumen, en el estudio se utilizaron métodos y técnicas adecuadas para recolectar los datos directamente de la empresa objeto de estudio.
Aunado a esto, el estudio realizado se considera de tipo no experimental, sobre lo cual Balestrini (ob. cit.), afirma que una investigación de este tipo es aquella en “donde se observan los hechos estudiados tal como se manifiesta en el ambiente natural y no se manipula de manera intencional la variable” (p. 132). En consecuencia, para el estudio se consultaron fuentes de información primarias, como son los datos proporcionados por los empleados de la organización y los agentes directamente relacionados.
De acuerdo con lo expuesto, en el presente estudio se trabajará con una población al igual será la misma muestra conformada por seis (6) individuos, que desempeñan labores en el área del almacén de la empresa y que además están vinculados con la gestión de información de dicho departamento. Con relación a este aspecto, cabe indicar que la muestra representa una selección representativa de la población que se utiliza en un estudio. Estos individuos son analizados para obtener datos que ayuden a comprender mejor el tema en cuestión. Es importante destacar que la muestra debe ser cuidadosamente elegida para garantizar la validez y fiabilidad de los resultados obtenidos. Al respecto, Sabino (2002), “…define a la muestra en un sentido bien amplio como, una parte del todo llamado universo y que sirve para representarlo…”. (p118).
En toda investigación, para alcanzar los objetivos planteados, es esencial llevar a cabo un adecuado proceso de recopilación de datos, lo cual implica la utilización de metodologías y herramientas pertinentes para asegurar la obtención de la mayor cantidad de información precisa y veraz posible. Es fundamental contar con un protocolo de recolección de datos establecido y seguir rigurosamente cada pasó de este para garantizar la validez de los resultados obtenidos.
En tal sentido, la técnica utilizada en esta investigación se enfocó en buscar la mayor cantidad de evidencias. Para Arias (ob. cit.). “la técnica de recolección es la encuesta y la modalidad es el cuestionario” (p. 98). Estos métodos de recolección de datos, combinados con la consulta de material bibliográfico, son fundamentales para garantizar la validez y la fiabilidad de la investigación. Por consiguiente, en el proceso de investigación, es vital que las técnicas de recolección de datos cumplan con ciertos criterios, como la pertinencia al problema de investigación, la previa planificación, el control durante su implementación y la verificación de resultados.
Por ello, en este estudio se emplearon encuestas como método de recolección de datos. A continuación, se describirá en profundidad el cuestionario diseñado teniendo en consideración la técnica seleccionada. Méndez (2008) explica la encuesta como aquella que “permite el conocimiento de las motivaciones, actitudes y opiniones de los individuos con relación a su objeto de investigación” (p.106). Con el objetivo de recabar información precisa sobre la variable de estudio, se elaborará un cuestionario estructurado que contenga preguntas cerradas.
Conforme a Hernández, Fernández y Baptista (ob. cit.), “las tendencias de recolección de datos son las distintas formas o maneras de obtener información” (p. 53). Esto implica que la técnica seleccionada para esta investigación es la encuesta, y el instrumento utilizado será un cuestionario, que según lo expresado por Hurtado (ob. cit.), “es un instrumento que agrupa una serie de preguntas relativas a un evento o temática particular, sobre el cual el investigador desea obtener información.” (p. 449), es decir, un instrumento se refiere a un conjunto de preguntas que están diseñadas para recopilar información sobre un evento o tema específico. Por ello el investigador utiliza este instrumento para obtener datos relevantes y obtener una mejor comprensión del tema en cuestión.
En relación con lo expuesto, se elaboró un instrumento tipo escala, con preguntas cerradas, definido por Hernández, Fernández y Baptista (ob. cit.) como “un conjunto de ítem presentados en forma de afirmaciones o juicios ante los cuales se pide la reacción de los sujetos “(p. 256). En este punto, cualquier herramienta de recopilación de datos debe asegurar la validez y la confiabilidad de la información obtenida, garantizando así la eficacia del proceso de recolección. La validez, según la metodología propuesta por Hernández, Fernández y Baptista (ob. cit.) “se refiere al grado en que un instrumento realmente mide la variable que pretende medir” (p. 243). Procedimiento que se utilizará para evaluar la validez de un instrumento mediante el análisis de su contenido, tal como lo establece el autor. “grado en que un instrumento refleja un dominio específico de contenido de lo que se mide”. (p. 243).
A causa de esto, es fundamental determinar si el contenido del instrumento de medición evalúa de forma adecuada lo que se pretende medir, lo cual lleva a considerar la técnica de validación de expertos. Esta consiste en presentar el instrumento a especialistas en el campo, acompañados de una guía de validación que incluya, como criterios fundamentales, la coherencia, pertinencia, consistencia, precisión, redacción y estilo. A esto se suma que cada especialista lleva a cabo un análisis detallado de las afirmaciones para verificar la validez de la medición. Los resultados de este análisis determinarán si el instrumento es apropiado para su uso, ya que cumplirá con los criterios establecidos al asegurar que el contenido de los ítems coincide con los objetivos y postulados teóricos que sustentan la teoría.
Por esta misma razón, en el marco de este estudio, se ha tomado en cuenta la opinión de tres (03) expertos (dos profesionales del campo y un experto en metodología), quienes evaluarán y recomendarán los cambios pertinentes para así garantizar y asegurar que el instrumento tenga la precisión de medición requerida. Una vez recopilados los datos, se llevará a cabo un proceso de organización, procesamiento y análisis, seguido de la interpretación de los resultados para verificar la validez de los objetivos establecidos en la investigación. Se llegará a una conclusión y se responderán las preguntas iniciales a través de técnicas estadísticas. El análisis tiene como objetivo resumir las observaciones realizadas de manera que se obtengan respuestas a las preguntas de investigación.
También es importante mencionar que, Hurtado (ob. cit.), indica que la intención del análisis “es aplicar un conjunto de estrategias y técnicas que le permitan al investigador obtener el conocimiento que estaba buscando, a partir del adecuado tratamiento de los datos recogidos” (p. 171). Durante la fase de análisis de los datos, se utilizarán técnicas cuantitativas para poder detallar y describir de manera precisa los resultados obtenidos.
Para profundizar en este punto, Sabino (ob. cit.), señala que:
El análisis cuantitativo es un tipo de proceso que se efectúa naturalmente, con toda la información numérica resultante de la operación. Esta, luego del procedimiento realizado, se presenta como un conjunto de cuadros, tablas y medidas, a las cuales se les han calculado sus porcentajes y presentado convenientemente (p. 190).
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