Vol. 1 N° 2

Julio - Diciembre 2024

La tecnología contable para la optimización de procesos empresariales

Accounting technology for business process optimization

Resumen

La tecnología es el conjunto de conocimientos, habilidades y técnicas que se aplican de manera ordenada para solucionar un problema o para lograr objetivos. La contabilidad, es una disciplina financiera la cual consiste en registrar, clasificar, interpretar y resumir la información financiera de una empresa. La contabilidad desde hace miles de años, se remonta al Imperio Inca, Roma y el Antiguo Egipto, desde ese momento, nace la necesidad de contabilizar los intercambios comerciales que ocurrían en esos tiempos, se tenía cierta noción de cómo debería manejarse, a lo largo del tiempo ha evolucionado de la mano de las tecnologías contables. Constantemente, el mundo se actualiza, desde los registros en arcilla hasta los sistemas digitales actuales, la evolución de la contabilidad se ha centrado en realizar el trabajo del contador más sencillo, de manera que gracias a las herramientas que se han creado, logran disminuir el tiempo y el margen de error de las tareas rutinarias. La presente investigación nace con el propósito de que las pequeñas y medianas empresas sean capaces de instruirse en los beneficios, consecuencias, ventajas y desventajas de las herramientas digitales actuales que tienen para ofrecer a los emprendedores, siendo un instrumento de optimización y agilización de los procesos empresariales. Es importante mencionar que esta es una investigación en curso.

Abstract

Technology is the set of knowledge, skills and techniques that are applied in an orderly manner to solve a problem or achieve objectives. Accounting is a financial discipline which consists of recording, classifying, interpreting and summarizing the financial information of a company. Accounting has been going on for thousands of years, dating back to the Inca Empire, Rome and Ancient Egypt. From that moment on, the need to account for the commercial exchanges that occurred in those times was born. There was a certain notion of how it should be managed, throughout over time it has evolved hand in hand with accounting technologies. The world is constantly updated, from clay records to current digital systems, the evolution of accounting has focused on making the work of the accountant simpler, so that thanks to the tools that have been created, they manage to reduce the time and margin of error for routine tasks. This research was born with the purpose that small and medium-sized companies are able to educate themselves on the benefits, consequences, advantages and disadvantages of the current digital tools that they have to offer entrepreneurs, being an instrument for optimizing and streamlining processes. business. It is important to mention that this is an ongoing investigation.

Introducción

La contabilidad a lo largo del tiempo ha tenido una evolución muy importante en el área tecnológica, cada vez se vuelve más indispensable para las pequeñas y medianas empresas, de manera que, en Venezuela, existen herramientas contables digitales, algunas suelen ser poco accesibles, otras suelen estar al alcance de los empresarios, pero estos no poseen la capacitación e instrucción necesaria para utilizarlos. Los beneficios que aporta manejar una buena gestión financiera dentro de una organización inciden de manera directa en la rentabilidad y en la permanencia en el tiempo de la empresa.

Es por ello que, constantemente el mundo se está actualizando, así mismo las herramientas digitales contables, sistemas que hace 40 años cumplían con los requerimientos y las necesidades que presentaban en esos tiempos, en esta era son obsoletos, por ende, en una rama que debe actualizarse hasta diariamente para poder cumplir con las expectativas que el mundo está necesitando en cuanto al área financiera.

Estas tecnologías no son una novedad dentro del campo de los contadores, son método de registro diario, mediante los cuales se anotan cada una de las operaciones realizadas de la empresa, valiéndose de los documentos y diarios. Se definen como una estructura organizada, sea personalizada o predeterminada que impulsa, agiliza y optimiza procesos rutinarios dentro de la organización, de modo que el contador pueda centrar su atención en tareas más complejas.

La presente investigación tiene como finalidad, analizar el impacto de las tecnologías contables dentro de la optimización de procesos empresariales, los investigadores consideran que es importante resaltar el arduo trabajo de los profesionales contadores, de forma que las ventajas que actualmente ofrecen las tecnologías contables son la mano derecha de los profesionales en esta área.

Planteamiento del Problema

Las tecnologías contables, se refieren al uso de softwares, herramientas digitales, procesos automatizados, capaces de gestionar y procesar la información financiera. Facilitando la automatización de tareas contables como el registro de transacciones, conciliaciones bancarias y la preparación de los estados financieros. Sin embargo, su proyección se ve mucho más allá.

De manera que, la constante evolución tecnológica no se queda atrás en cuanto al área financiera y contable, se ha vuelto un elemento crucial para tener un alcance y una visión más clara y detallada de la rentabilidad de la empresa. Gracias a estas tecnologías además de optimizar tiempo, identifica oportunidades de crecimiento y minimiza los errores. La tecnología en la contabilidad cada vez evoluciona más, logrando así que la industria contable avance y sea mucho más precisa y rápida para obtener datos que ayuden a tomar mejores decisiones empresariales.

Que la contabilidad sea redefinida y optimizada no es una amenaza a la profesión como se suele creer, es un avance importante en el desarrollo del ejercicio de la profesión, ya que permite a las personas utilizar recursos para mejorar sus servicios, esto radica en que deben mantenerse actualizados a las nuevas herramientas que seas adaptables para realizar las tareas rutinarias que tiene un contador.

En la actualidad, las tecnologías contables están experimentando una transformación significativa impulsada por la digitalización y la innovación tecnológica. Este cambio está afectando tanto las prácticas contables tradicionales como la forma en que las empresas gestionan sus finanzas, No solo mejora la eficiencia y la precisión, sino que, también está transformando el rol de contador en las organizaciones. La automatización ya es una gran parte de la industria, y los softwares y las tareas digitales son cada vez más comunes. Estas herramientas ayudan con los aspectos más tediosos del trabajo como los procesamientos, los errores humanos, las tareas duplicadas y los procedimientos operacionales más complicados. Pero pueden hacer mucho más. Según COR (s/a y s/f): 

Por otro lado, el estudio de la Oficina de Estadísticas Laborales de Estados Unidos que mencionamos antes predice que el empleo relacionado a la contabilidad y la auditoría aumentará en un 10% para el 2026. Y esto ofrece un mensaje claro: la automatización no dejará sin trabajo a los contadores, por el contrario, seguirán haciendo la parte valiosa del trabajo y dedicándole su tiempo a tareas y emprendimientos más complejos, tareas que nunca podrían ser realizadas por una máquina. (pp. 1).

En Venezuela diversas empresas de diferentes tamaños y alcances utilizan las tecnologías contables para mejorar su gestión operativa y financiera. Las Pymes, utilizan un software contable para mantener un control más eficiente, se benefician de sistemas que facilitan el registro de operaciones. En el caso de las empresas de servicios, como consultorías y agencias las utilizan, pero de una manera más general, gestionando sus ingresos y sus gastos, así como para emitir facturas y optimizar el flujo de cada.

También las empresas comerciales y distribuidoras implementan en su ejercicio sistemas contables para manejar inventarios, ventas y compras, ayudan a mantener un registro exhaustivo de sus transacciones y genera reportes financieros, estas herramientas son cruciales para la planificación y el análisis, agilizan, son capaces de mantener un orden en las áreas más importantes de cualquier empresa.

El estado de situación financiera es un estado financiero que muestra los montos del activo, del pasivo y del capital en una fecha específica. En otras palabras, dicho estado financiero muestra los recursos que posee el negocio, sus adeudos y el capital aportado por los dueños. Guajardo (2005), “define las tecnologías disruptivas como innovaciones que llegan para sustituir un proceso, un producto o una tecnología que ya está establecida, originando una nueva forma de operación, ya sea para los consumidores, las organizaciones o para ambos” (p. 5). Cada una de las herramientas digitales contables posee ventajas y desventajas, entre las ventajas se define que, son capaces de ahorrar tiempo, generar mayor eficiencia, precisión, reducción de errores y facilitación en la toma de decisiones, mediante los sistemas que deben ser alimentados con la información correcta para su desarrollo.

Albornoz (2020), menciona que “la principal ventaja de un software es la centralización de los datos en un lugar" (p.19), es decir en el mismo programa informático, para llevar la contabilidad a todas partes como facturas, recibos, existencias, contactos y demás procesos de a la empresa. Para esto, los líderes y directivos de la empresa deberán ser aquellas personas que puedan entablar una conversación para discutir acerca de que decisiones pueden tomar que sean beneficiosas para la empresa, evaluando cada uno de los pilares fundamentales para su proceso.

De igual manera, “la toma de decisiones es un proceso que consiste en hacer un análisis y elegir entre varias opciones un curso de acción”. (Chiavenato, 2009. p.36; citado por Prieto y Pulido, 2017). Por tanto, la toma de decisiones acertadas y estratégicas son de gran importancia dentro de la organización, se deben evaluar los indicadores, beneficios, consecuencias que se puedan obtener sobre la decisión tomada. A través de ellas permite asignar recursos, financieros, materiales o humanos, una buena gestión logra maximizar la rentabilidad de la empresa y su permanencia a lo largo del tiempo. Además, la toma de decisiones informadas es mucho más acertadas y personalizadas.

Según Crutsinger, (1994), citado por Reverón (2015), la gestión del tiempo es el proceso de establecer objetivos, identificar las actividades más importantes y programar las demás en función de la priorización. En este sentido, la desactualización en cuanto a las nuevas tendencias contables tecnológicas puede ser una gran consecuencia no aplicar estas herramientas. Los rápidos avances tecnológicos obligan a los profesionales de la contaduría a no quedarse en los laureles y a innovar, con su repertorio de nuevas herramientas, motivando a las organizaciones adaptarse a los nuevos modelos.

Las tecnologías contables, no solo permiten la optimización de tiempo y procesos, a su vez, trabaja de la mano con la delegación, gracias a que los procesos pueden ser más sencillos, adaptados y que estén al alcance de distintas áreas de la organización, el impacto de las tecnologías implica reducir el riesgo de errores en procesos financieros rutinarios de la organización siendo una fuente confiable.

Se debe delegar actividades menos rutinarias, que no sean complejas; designar la responsabilidad a aquel colaborador que puede desarrollar trabajos que requieren conocimientos especiales. También reconoce que la información sobre la actividad al delegar cumpla los resultados esperados y no los métodos o técnicas que utilizó el colaborador y establecer controles, que exija una rendición de cuenta cada cierto tiempo. (Koontz, 2002. p. 3).

En Venezuela, se presentan distintas limitantes para que los negocios puedan acceder a las nuevas tecnologías, yace en que estos softwares, herramientas, sistemas, suelen ser tener un costo elevado, por ende, estas empresas carecen de organización financiera-contable, en la mayoría de los casos estos procesos suelen ser manejados por personas que poseen poca experiencia en el área contable. De manera que las organizaciones que si poseen un departamento contable puedan ir más allá y afianzar sus procesos optimizables de la mano con las nuevas tecnologías.

Por otro lado, tenemos las debilidades de estas herramientas, principalmente, estos sistemas suelen ser costosos, no suelen ser accesibles para toda la población empresarial, se podría generar una dependencia a las tecnologías dejando de lado la mano de obra humana y quizá una limitación de personalización para los sistemas o softwares realizados a las necesidades de cada cliente. Las herramientas digitales contables ofrecen numerosas ventajas que pueden mejorar la eficiencia y precisión en la gestión financiera, pero también presentan desafíos que las empresas deben considerar al implementarlas, por ende, se debe comprender cada uno de los aspectos positivos y negativos acerca de la implementación de estas tecnologías dentro de su organización.

Las tecnologías contables son herramientas digitales que permiten optimizar el tiempo para las tareas rutinarias a los profesionales de la contabilidad dentro de una organización, contribuye a la eficiencia y a la efectividad de cada uno de los procesos, son utilizados para manejar la información financiera y simplificar cada una de las etapas de estos procesos. Son un instrumento mediante el cual se presentan nuevas oportunidades para el profesional de la contaduría permitiéndole restarles tiempo a tareas que puedan ser repetitivas para poder poner su atención en otras áreas que lo demanden.

Una desventaja de las tecnologías contables radica en la instrucción que se le debe dar al personal, debe estar capacitado para utilizar este sistema, de manera que el margen de error debe bajar, los gerentes deben conocer cómo se manejan estas herramientas en todas sus indicaciones para poder dirigir al equipo de trabajo que se encargará de utilizar este sistema o herramientas en diferentes áreas de la organización.

Hasta cierto punto se ha considerado que las tecnologías contables, en su mayoría no son accesibles, que deben ser expuestas de la mano de un asesor el cual también le genera honorarios a la empresa. Actualmente existen herramientas que están al alcance de esos empresarios que no ven como un gasto de primera necesidad utilizar las tecnologías contables en su negocio, entre las que se encuentran a su alcance tenemos:

Además, las pequeñas empresas son las que se observan más afectadas por la falta de un manejo contable adecuado de sus finanzas. Esto les impide evolucionar de simples emprendimientos a empresas consolidadas. Por lo tanto, es crucial implementar estrategias y utilizar información contable-financiera, que se convierte en la columna vertebral de la organización. Si se logran aplicar estas estrategias de manera adecuada según su rubro, esto podría resultar en grandes beneficios para su desarrollo. Sin embargo, surgen ciertas interrogantes, que nos orientan acerca de que obstáculos pueden presentarse dentro de la investigación, ya que es una herramienta muy valiosa, pero si no ocurre su correcta aplicación lo que va a suceder es que la empresa pierda tiempo y dinero. Entre las interrogantes se encuentran:

¿Cuáles son las principales tecnologías contables que pueden ser implementadas en la empresa y cómo se adaptan a las necesidades específicas del entorno económico venezolano?

¿Qué papel juegan las herramientas de análisis de datos en la mejora de la gestión financiera y contable de la empresa tras la implementación de tecnologías contables?

¿Cómo se puede medir el impacto de la implementación de tecnologías contables en la eficiencia operativa y la toma de decisiones financieras de la empresa?

Para darle respuesta a estas interrogantes surgen los objetivos del estudio.

Objetivos del Estudio

Objetivo General

Analizar el impacto de la tecnología contable para la optimización de procesos empresariales

Objetivos Específicos

Conocer que tecnologías se están implementando actualmente en el entorno empresarial y cuáles son las más eficientes.

Indagar los beneficios y consecuencias de las tecnologías contables para la optimización dentro de la organización.

Estudiar el impacto de las tecnologías en los recursos operativos y en la rentabilidad de la empresa.

Justificación

La presente investigación se centra en un enfoque cualitativo, trata de una amplia recopilación de datos con lineamientos de una investigación documental, se centra en comprender experiencias, situaciones, opiniones y conceptos de la población en general, tomando estadísticas que nos permitan tener información específica actualizada dentro del trabajo de investigación, “la investigación documental es un proceso basado en la búsqueda, recuperación, análisis, críticas e interpretación de datos secundarios, es decir los obtenidos y registrados por otros investigadores en fuentes documentales: impresas, audiovisuales o electrónicas”. (Fidias Arias, 2006. p. 27).

“Utiliza técnicas como entrevistas en profundidad y análisis de contenido para obtener datos descriptivos y ricos en detalles sobre experiencias y percepciones”. (Arias, 2021).  Se puede decir que, se exploran a fondo las ideas y emociones de los entrevistados, mientras se examinan textos o materiales para extraer información significativa. En resumen, estas técnicas ayudan a recopilar datos que no solo son informativos, sino también muy detallados y descriptivos.

A propósito, gracias a las nuevas tecnologías contables permiten no solo agilizar los procesos del área contable, también impacta positivamente de manera general en la empresa, ya que permite obtener una mayor agilidad para preparar información útil para cada uno de los departamentos, la diversificación de equipos profesionales, generando lineamientos y pautas las cuales facilitan el acceso a procesos que antes solían ser tediosos hasta para el profesional en contaduría.

Desde la perspectiva financiera este es un pilar fundamental para el funcionamiento adecuado de la empresa, obteniendo una transparencia en sus estados financieros, ayudando a los gerentes y dueños a sentirse satisfechos con la información que se les suministra, la cual sea clara y veraz para la toma de decisiones. Esta investigación funciona como referencia para futuros estudios relacionados con la implementación de nuevas tecnologías contables, el programa de esta investigación es, ¨Gestión de Procesos Administrativos, Contables y Financieros¨, enfocándose en la optimización y constante actualización de las herramientas digitales para agilizar los procesos empresariales. Asimismo, la línea de investigación en la que se desarrolla la presente investigación de carácter documental-cualitativo es “Sistema de Procesos Administrativos, Contables y Financieros”. Es el conjunto estructurado de elementos, procedimientos, herramientas y prácticas que se utilizan para gestionar y controlar cada uno de sus recursos.

De la misma manera en el ámbito social, ya que la columna vertebral de la empresa son sus números, por allí se mide la realidad de cómo está la empresa, que le hace falta y que otros procesos no debería llevar a cabo, es una métrica que solo es capaz de otorgar los datos correctos si alimentamos su data con información verdadera. Por lo que con herramientas digitales que puedan realizar los trabajos y tareas más sencillas y cotidianas serán capaces de brindarle más tiempo al departamento contable para fijar su atención en tareas más complicadas que requieran supervisión.

Metodología

La presente investigación se centra en el marco de un enfoque documental-descriptivo, consiste en recopilar datos, organizar la información que se obtiene, a través de análisis de las fuentes documentales, puede obtenerse mediante artículos, revistas, periódicos, muy importante a través de experiencias que se presenten dentro de la población que está siendo afectada directamente, en este caso que apliquen la evolución de las tecnologías contables. Además, siendo la investigación descriptiva, se utilizará en el ámbito empresarial directamente, como un mecanismo para poder evaluar la satisfacción que se evidencia dentro de la organización. La investigación descriptiva consiste en la caracterización de un hecho, fenómeno, individuo o grupo, con el fin de establecer su estructura o comportamiento. (Arias, p, 24, 2012).

Es el producto de la revisión documental-bibliográfica y consiste en una recopilación de autores conceptos y definiciones, que sirven de base a la investigación por realizar, los cuales comprenden los antecedentes de la investigación, bases teóricas y sistema de variables. Seguidamente se desarrollan los soportes teóricos que dan sustentos al estudio y que permiten la operacionalización de las variables en cuestión. (Arias, 2010). La investigación será basada en estudios realizados anteriormente que puedan funcionar de antecedente para lograr obtener más información, se destacan nuevos artículos encontrados en internet los cuales puedan complementar esta información de tipo documental con un enfoque cualitativo, descubriendo datos generales que se presenten dentro de las organizaciones hoy en día.

Inicialmente para realizar el proceso de investigación, se debe centrar en un análisis acerca del impacto que pueden tener las tecnologías contables sobre los procesos empresariales, comprende cada uno de los fenómenos sociales y humanos que se presentan. Se estudian cada uno de los contextos y entornos donde se presenta el tema de investigación, además los casos en donde se puede aprovechar la implementación de las tecnologías.

Ciertamente, se debe tomar en cuenta analizar las dinámicas que tienen en cada organización, generalmente la distribución de tareas suele ser diferente en cuanto al ejercicio que desarrolla cada empresa y los tipos de empresa, estos afectan de manera individual colectiva a los distintos departamentos. En cuanto a la investigación cualitativa se encarga de investigar distintos factores como: las emociones, satisfacción las cuales inciden directamente en el comportamiento de las personas.

A resumidas cuentas, la investigación de campo cualitativa abarca desde la comprensión de experiencias hasta explorar contextos sociales, analizando la complejidad en este caso del ser humano con la posibilidad de adaptarse a nuevos mecanismos los cuales pueden contribuir a la optimización de tiempo y la disminución de errores dentro de los procesos empresariales, identificando patrones, logrando un entendimiento personalizado de los fenómenos, en este caso, las tecnologías contables.

REFERENCIAS